mesa de discusión teórica La preservación de documentos digitalesllComo parte de las actividades de actualización y formación  de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural (CNCPC), se llevó a cabo la mesa de discusión teórica “La preservación de los documentos digitales: ventajas y retos” en el auditorio Paul Coremans el pasado miércoles 15 de abril, con la participación de las restauradoras Jo Ana Morfín Guerrero y Nadine Vera Bérenger, así como el especialista de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Joaquín Jiménez Héau.

Thalía Velasco Castelán, titular del Área de Formación y Actualización de la CNCPC y moderadora del evento, dijo que ante la creciente generación de documentos digitales, surge la necesidad de crear acciones que permitan la preservación de este tipo de información, por lo que estos espacios de discusión son tan importantes.

Joaquín Jiménez Héau fue coordinador de la Unidad de Informática para la Biodiversidad de la UNAM, donde llevó a cabo los trabajos de publicación electrónica de las bases de datos sobre las colecciones biológicas de la Universidad y actualmente funge como coordinador técnico de la Coordinación de Colecciones Universitarias Digitales (CCUD), donde supervisa el desarrollo de una plataforma digital universitaria.

Jiménez Héau explicó que la digitalización de colecciones  de la Universidad ha sido un trabajo complejo debido a que es un patrimonio gigantesco, almacenado en las diversas entidades de la máxima casa de estudios con parámetros diferentes, lo que en palabras del especialista constituye un “archipiélago” de información que origina la necesidad de integrar todas estas colecciones en una sola plataforma  con datos homogéneos.

Uno de los objetivos de la CCUD, señaló Joaquín Jiménez, es compartir esta base de datos de colecciones de la UNAM sin ningún tipo de restricción o traba, para que cualquier persona que lo desee pueda consultarla, siempre y cuando no se trate de información sensible y se cite la fuente de la que fue obtenida.

Las restauradoras Jo Ana Morfín Guerrero y Nadine Vera Bérenger, quienes han participado en la organización de dos encuentros internacionales en la CNCPC, el curso de Preservación de Colecciones de Sonido e Imagen (SOIMA) y el Simposio Internacional de Preservación Audiovisual y Digital (SIPAD), resaltaron la importancia de mantener los archivos y colecciones digitales estables.

Las especialistas explicaron que los objetos digitales que generamos tanto en nuestra vida laboral como personal, se enfrentan a diversos factores de deterioro que pueden ser el daño en los dispositivos de información, obsolescencia tecnológica, formatos no adecuados de almacenamiento, entre muchos otros.

Jo Ana Morfín Guerrero y Nadine Vera compartieron una serie de acciones básicas que permiten comenzar a preservar este tipo de información digital. En primer lugar, decidir qué información guardar y cuál no, debido a que muchas veces tenemos datos repetidos o diferentes versiones de lo mismo que ocupan espacio de almacenamiento. Posteriormente, se trata de identificar en qué dispositivo electrónico vamos a guardar esta información, como un disco duro externo, computadora, nube en Internet, por mencionar algunas opciones.

Otra recomendación de las especialistas es nombrar los archivos con parámetros fáciles de identificar, esto permitirá localizarlos en consultas futuras y que no se pierdan en la demás información que se produce.

Un aspecto que resaltaron las restauradoras es agregar metadatos a los documentos más importantes para describir de qué se trata el archivo, quién lo creó, en qué fecha y cuáles son sus principales características.

Finalmente, recomendaron guardar los documentos en los formatos adecuados con el propósito de que la información permanezca en las mejores condiciones posibles por más tiempo.

Los objetos digitales complejos forman parte de una unidad, no nada más son  fotografías captadas, sino incluyen el sistema operativo, el aparato con el que se realizan, porque un objeto digital está en relación con muchas otras tecnologías, por lo tanto habría que contemplar la conservación de todo este conjunto”, señaló Nadine Vera.

Por su parte Jo Ana Morfín precisó que “La preservación digital no es para congelar la información, sino para que se pueda seguir usando”.